Die ersten 30 Minuten mit GigOffice
Von der Registrierung bis zur ersten beantworteten Anfrage – Schritt für Schritt.
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Bevor ihr startet
Haltet die Zugangsdaten eures Bandpostfachs bereit (IMAP- und SMTP-Server, Benutzername, Passwort) und eine Liste der Mitglieder, die einen eigenen Zugang bekommen sollen. Mehr braucht ihr nicht.
1. Band registrieren
Wählt einen Tarif – Solo ist dauerhaft kostenlos, alle anderen starten mit 14 Tagen Testzeitraum. Bandname, Farben und optional ein Logo bestimmen, wie eure Oberfläche aussieht.
2. Postfach verbinden
Unter Einstellungen → Postfächer tragt ihr IMAP und SMTP ein. Der Verbindungstest zeigt sofort, ob alles stimmt. Beim ersten Abruf werden die Mails der letzten 60 Tage übernommen.
- IMAP: meist Port 993 mit SSL
- SMTP: meist Port 465 mit SSL oder 587 mit STARTTLS
- Passwort: oft ein eigenes App-Passwort, wenn euer Anbieter Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt
3. Termine übernehmen
Exportiert euren bisherigen Kalender als ICS- oder CSV-Datei und importiert ihn unter Kalender. Die Vorschau zeigt, was übernommen wird; doppelte Termine werden erkannt.
4. Mitglieder einladen
Legt unter Bandmitglieder alle Musiker an und vergebt Zugänge. Für Musiker passt meist die Rolle „Bandmitglied“: Sie sehen Termine, Aufgaben und Setlists, aber keine Gagen und keine Geschäftsmails.
5. Die erste Anfrage bearbeiten
Öffnet im Posteingang eine Anfrage. Ist ein Datum erkannt, seht ihr, ob der Tag frei ist. Mit einem Klick legt ihr ein Booking als Anfrage, Option oder fixen Termin an und antwortet direkt.
Und dann?
Jedes Mitglied abonniert seinen Kalender aufs Handy. Wenn ihr Angebote schreibt, tragt vorher in den Einstellungen eure Firmendaten und das Kürzel für die Nummern ein.
Dieser Ratgeber gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.