Anfragen schnell und vollständig beantworten
Wie aus einer Mail ein Booking wird – und warum die erste Antwort oft über die Zusage entscheidet.
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Warum Tempo zählt
Veranstalter fragen häufig bei mehreren Bands gleichzeitig an. Wer schnell und mit allen nötigen Angaben antwortet, wirkt verlässlich. Das heißt nicht, sofort einen Preis zu nennen – sondern klar zu sagen, ob der Termin frei ist und was ihr noch wissen müsst.
Was in eine gute erste Antwort gehört
- Bestätigung, dass der Termin (noch) frei ist – oder ein Alternativvorschlag
- Rückfragen: Ort, Uhrzeit, Dauer, Gästezahl, Anlass, Technik vor Ort
- Wie es weitergeht: Angebot bis wann, Option bis wann
So geht es in GigOffice
Im Posteingang trennt GigOffice Anfragen von sonstiger Post. Öffnet die Mail: Ein erkanntes Datum wird angezeigt, ebenso ob an diesem Tag schon etwas im Kalender steht.
Legt das Booking an – als Anfrage, wenn noch alles offen ist, oder als Option, wenn ihr den Termin vorläufig reserviert. Der Veranstalter wird automatisch angelegt oder zugeordnet.
Antwortet direkt aus GigOffice. Mit Vorlagen und Platzhaltern wie {{datum}}, {{ort}} oder {{veranstalter}} ist die Antwort in einer Minute fertig.
Optionen nicht vergessen
Eine Option ist ein Versprechen auf Zeit. Achtet darauf, sie rechtzeitig in einen fixen Termin umzuwandeln oder freizugeben – der Kalender zeigt Optionen deutlich an und warnt, wenn zwei Einträge kollidieren.
Nachfassen
Schickt ihr ein Angebot und es kommt keine Antwort, erzeugt GigOffice nach der eingestellten Frist eine Aufgabe zum Nachfassen. Eine kurze, freundliche Nachfrage bringt oft die Entscheidung.
Dieser Ratgeber gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.