Datenschutzerklärung

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung beschreibt die tatsächlich eingesetzte Technik von GigOffice (Stand 2026-09-20). Sie ist sorgfältig erstellt, aber keine Rechtsberatung — lass sie vor dem Verkaufsstart von einer österreichischen Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt prüfen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Midnight OG Offene Gesellschaft (OG)
Lederergasse 29, 9500 Villach, Österreich
E-Mail: hello@gigoffice.at
Telefon: +43 664 513 54 22

2. Auf einen Blick: welche Rolle GigOffice bei welchen Daten hat

Diese Datenschutzerklärung unterscheidet zwei Rollen, weil sie unterschiedliche Pflichten auslösen:

• Verantwortlicher sind wir für Daten, die den Vertrag mit dir als Kunde betreffen — z. B. deine Registrierungs-, Rechnungs- und Nutzungsdaten (Abschnitte 4–6, 12–15).
• Auftragsverarbeiter sind wir für die Daten, die du als Kunde in GigOffice einstellst oder die über dein angebundenes Postfach automatisch verarbeitet werden — z. B. E-Mail-Inhalte, Veranstalter-, Booking- und Kalenderdaten deiner Anfragenden (Abschnitte 8–11). Hierfür schließen wir mit dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab; einen Entwurf findest du unter Auftragsverarbeitung (AVV). Verantwortlich gegenüber den betroffenen Personen (z. B. einem anfragenden Veranstalter) bist in diesem Fall du als Kunde.

3. Server-Logfiles beim Aufruf der Website

Beim Aufruf von https://gigoffice.at verarbeitet der Webserver automatisch technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb. Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines sicherheitsrelevanten Vorfalls benötigt werden.

4. Hosting

GigOffice wird auf einem Server von cyberwebhosting.de betrieben (Hamburg, Deutschland). Alle in dieser Erklärung genannten Daten — mit Ausnahme der bei Stripe verarbeiteten Zahlungsdaten (Abschnitt 16) — werden ausschließlich auf diesem Server bzw. in dessen Datenbank gespeichert und verlassen den Europäischen Wirtschaftsraum nicht, soweit unten (Abschnitt 22) nicht ausdrücklich etwas anderes beschrieben ist. Mit cyberwebhosting.de besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5. Schriftarten

Schriften werden von fonts.bunny.net geladen, einem Dienst, der nach Angaben des Anbieters bewusst auf Protokollierung und Weitergabe personenbezogener Daten verzichtet. Ein Einsatz von Google Fonts erfolgt nicht.

6. Cookies

Diese Website und die Anwendung setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein — insbesondere ein Sitzungscookie zur Anmeldung und ein Cookie zum Schutz vor websiteübergreifender Anfragenfälschung (CSRF). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 96 Abs. 3 TKG 2021 (technisch notwendige Cookies sind einwilligungsfrei). Es findet keine Analyse des Nutzungsverhaltens, kein Tracking und kein Einsatz von Werbe- oder Statistik-Cookies statt.

7. Kontaktaufnahme und Support

Schreibst du uns per E-Mail an hello@gigoffice.at oder über das Kontaktformular, verarbeiten wir die dabei mitgeteilten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Anliegen) zur Bearbeitung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z. B. aus dem Unternehmensrecht) entgegensteht.

8. Benutzerkonten, Registrierung, Login und Sitzungen

Bei der Registrierung einer Band verarbeiten wir Bandname, Name und E-Mail-Adresse der registrierenden Person sowie der eingeladenen Bandmitglieder, das gewählte Erscheinungsbild (Farben, optionales Logo) und den gewählten Tarif — zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Passwörter werden ausschließlich als Einweg-Hash (bcrypt) gespeichert, niemals im Klartext. Für die Anmeldung wird ein sitzungsbezogenes Cookie gesetzt (Abschnitt 6); fehlgeschlagene und erfolgreiche Anmeldeversuche werden mit Zeitstempel und IP-Adresse zur Absicherung des Kontos protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Missbrauchserkennung).

9. Daten von Bandmitgliedern

Legt eine Band ein Mitglied mit eigenem Zugang an, verarbeiten wir dessen Namen, E-Mail-Adresse, Instrument/Rolle sowie — soweit erfasst — Telefonnummer und Verfügbarkeits-/Abwesenheitsangaben. Das Mitglied erhält eine Einladung mit einem zeitlich begrenzten Link zum eigenständigen Festlegen seines Passworts. Verantwortlich für die Rechtmäßigkeit dieser Datenerhebung (z. B. die Information des Mitglieds) ist die jeweilige Band als unser Kunde; wir verarbeiten diese Daten weisungsgebunden (Abschnitt 2).

10. IMAP-/SMTP-Verbindung und E-Mail-Inhalte der Kunden

Verbindet eine Band ihr eigenes E-Mail-Postfach mit GigOffice, speichern wir die dafür nötigen Zugangsdaten (Host, Port, Benutzername, Passwort für IMAP und SMTP) verschlüsselt in der Datenbank der Band. Über diese Verbindung ruft GigOffice eingehende E-Mails ab und versendet Antworten im Namen der Band. E-Mail-Inhalte — einschließlich Anhängen — werden dabei in der Datenbank der Band gespeichert, damit Anfragen, Antworten und der Gesprächsverlauf nachvollziehbar bleiben. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag der Band (Abschnitt 2); wir haben keinen inhaltlichen Zugriff außer zur technischen Bereitstellung des Dienstes und zur Fehlerbehebung.

11. Veranstalter-, Booking- und Kalenderdaten

Aus eingehenden Anfragen legt GigOffice — teils automatisiert anhand von Absenderadresse, Domain und erkennbaren Schlüsselwörtern — Datensätze zu Veranstaltern (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Einordnung als Privatperson/Verein/Agentur/Location) sowie zu Buchungen (Termin, Ort, Gage/Budget, Ansprechpartner, interne Checkliste) und Kalendereinträgen an. Diese Daten stammen von Personen, die eine Band kontaktieren, und werden von uns ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Band verarbeitet (Abschnitt 2). Ein optionaler, mit einem widerrufbaren Sicherheits-Token versehener Kalender-Abo-Link (iCal-Feed) ermöglicht der Band, ihre eigenen Termine in externen Kalenderprogrammen anzuzeigen.

12. Angebotsdaten

Erstellt eine Band ein Angebot (inklusive PDF), verarbeiten wir die darin enthaltenen Daten des Veranstalters sowie Leistungs- und Preisangaben zur Erstellung, zum Versand und zur Nachverfolgung des Angebots — ebenfalls weisungsgebunden im Auftrag der Band.

13. Rechnungs- und Zahlungsinformationen

Für dein eigenes Abonnement bei GigOffice (nicht zu verwechseln mit Angeboten/Rechnungen, die eine Band an ihre Veranstalter stellt) verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und USt-ID (soweit angegeben) sowie den gebuchten Tarif zur Vertragsabwicklung und aus steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO). Kartendaten und sonstige Zahlungsmitteldaten erhalten und speichern wir zu keinem Zeitpunkt selbst (Abschnitt 16).

14. Subscription-Verwaltung, Stripe Checkout und Kundenportal

Die Verwaltung deines Abonnements (Abschluss, Tarifwechsel, Kündigung) erfolgt technisch über Stripe. Beim Buchen eines kostenpflichtigen Tarifs wirst du auf eine von Stripe gehostete Checkout-Seite weitergeleitet; zur Verwaltung eines laufenden Abos (Rechnungen, Zahlungsmittel, Kündigung) nutzen wir das Stripe-Kundenportal. In beiden Fällen übermitteln wir an Stripe: deine E-Mail-Adresse, den gewählten Tarif/Preis und eine interne Referenznummer deiner Band, damit Stripe die Zahlung dem richtigen Konto zuordnen kann.

15. Stripe Webhooks

Stripe benachrichtigt GigOffice serverseitig (per kryptografisch signiertem Webhook) über den Ausgang einer Zahlung sowie über Änderungen an einem Abo (z. B. Kündigung im Kundenportal). Wir nutzen diese Benachrichtigung ausschließlich, um den Status und Tarif deiner Band automatisch aktuell zu halten. Die Signatur jedes Webhooks wird geprüft, bevor die enthaltenen Daten verarbeitet werden.

16. Zahlungsabwickler Stripe

Zahlungsdienstleister ist Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland ("Stripe"). Kartendaten und sonstige sensible Zahlungsmitteldaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Näheres in der Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/at/privacy.

17. Backups

Zum Schutz vor Datenverlust wird die Datenbank jeder Band automatisiert gesichert. Backups werden verschlüsselt bzw. zugriffsgeschützt aufbewahrt und nach einer begrenzten Zeit automatisch überschrieben; sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall.

18. KI-Verarbeitung

KI-Funktionen sind ausschließlich im Tarif „Tour" (59 €/Monat) verfügbar und müssen von der Band zusätzlich in den Einstellungen aktiv eingeschaltet werden. In allen anderen Tarifen ist die KI-Schicht technisch deaktiviert: Es findet keinerlei Übermittlung von E-Mail-Inhalten, Booking- oder Kalenderdaten an einen KI-Anbieter statt. Die Basis-Klassifizierung eingehender Anfragen (z. B. „Anfrage" vs. „Sonstige") erfolgt in allen Tarifen ausschließlich regelbasiert und lokal auf unserem Server, ohne externen Dienst.

Ist die KI-Funktion aktiv, werden zur Erstellung von Antwortentwürfen, Nachfassvorschlägen und zur feingranularen Klassifizierung ausgewählte Inhalte der jeweiligen E-Mail (Text, keine Anhänge) an folgenden Anbieter übermittelt:

Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA ("Anthropic"). Da es sich um ein Unternehmen mit Sitz in den USA handelt, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Näheres: https://www.anthropic.com/legal/privacy. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit dem Auftragsverarbeitungsverhältnis nach Abschnitt 2; Anthropic verarbeitet die Inhalte nach eigener Angabe nicht zum Training eigener Modelle.

19. Eigene Seitenaufruf-Statistik

Für gigoffice.at insgesamt wird eine eigene, technisch einfache Zählung geführt (App\Http\Middleware\LogPageView): für jeden Seitenaufruf — auch durch nicht angemeldete Besucher der Marketing- und Anmeldeseiten — werden der aufgerufene Pfad, — falls über einen externen Link aufgerufen — der Host der verweisenden Seite sowie der Zeitpunkt gespeichert. Es werden ausdrücklich keine Cookies gesetzt, keine IP-Adressen und keine sonstigen personenbezogenen Daten gespeichert und keine Daten an Dritte übermittelt; die Auswertung sieht ausschließlich der Betreiber von GigOffice im Plattform-Adminbereich, nicht einzelne Bands. Diese Datensätze werden nach spätestens 180 Tagen automatisch gelöscht.

19a. Meta-Pixel (Werbe-Tracking auf den Marketingseiten)

Auf den öffentlichen Marketing- und Preisseiten sowie beim Registrieren einer neuen Band (nicht beim Anmelden einer bestehenden Band, nicht innerhalb der eigentlichen Anwendung) setzen wir den Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited ein, um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook/Instagram zu messen. Dabei werden Informationen über deinen Besuch (aufgerufene Seite, technische Gerätedaten, ggf. IP-Adresse) an Meta übermittelt und dort mit deinem Meta-Konto verknüpft, sofern du eines besitzt und angemeldet bist; eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Rechtsgrundlage ist ausschließlich deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du über den beim ersten Besuch eingeblendeten Hinweis erteilst oder ablehnst; ohne Einwilligung lädt der Pixel nicht. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du die Website-Daten deines Browsers für gigoffice.at löschst (der Hinweis erscheint dann erneut) oder in deinen Facebook-Werbeeinstellungen widersprichst. Näheres zur Datenverarbeitung durch Meta: Datenrichtlinie von Meta.

Hast du eingewilligt, melden wir zusätzlich direkt von unserem Server an Meta (Conversions API), wenn du eine Band registrierst, die Zahlung startest oder ein Abo abschließt: Art des Ereignisses, Zeitpunkt, gewählter Tarif und Preis, deine IP-Adresse, Browserkennung, die Meta-Cookie-Kennungen (_fbp/_fbc) sowie deine E-Mail-Adresse ausschließlich als nicht umkehrbarer Hashwert. Ohne Einwilligung findet auch diese Übermittlung nicht statt; Rechtsgrundlage und Widerruf wie oben.

20. Datenaufbewahrung und Löschung

Vertragsdaten werden für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 132 ff. BAO, § 212 UGB — regelmäßig sieben Jahre für Buchhaltungsunterlagen) dies verlangen, gespeichert. Von dir in GigOffice eingestellte Kundendaten (E-Mails, Veranstalter, Bookings) bleiben während der Vertragslaufzeit vollständig unter deiner Kontrolle und können jederzeit exportiert werden. Nach Vertragsende werden diese Daten spätestens 30 Tage nach Vertragsbeendigung endgültig gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

21. Auftragsverarbeitung durch uns eingesetzte Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebundene Auftragsverarbeiter ein: cyberwebhosting.de (Hosting, Abschnitt 4), Stripe (Zahlungsabwicklung, Abschnitt 16) sowie — nur bei aktivierter KI-Funktion im Tarif Tour — Anthropic (Abschnitt 18).

22. Internationale Datentransfers

Die Verarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Eine Ausnahme bilden Anthropic (USA, nur bei aktivierter KI-Funktion, Abschnitt 18) sowie Stripe, dessen Konzerngesellschaften teilweise außerhalb der EU ansässig sind; Stripe hat hierfür geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln) getroffen.

23. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, unter anderem: Verschlüsselung der Übertragung (TLS/HTTPS), Verschlüsselung gespeicherter Postfach- und KI-Zugangsdaten, physische und logische Trennung der Datenbank jeder Band voneinander (Mandantentrennung), rollenbasierte Zugriffsrechte innerhalb einer Band, regelmäßige Backups sowie ein Protokoll sicherheitsrelevanter Anmeldeversuche.

24. Deine Rechte als betroffene Person

• Auskunft über die zu dir verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung in gesetzlich vorgesehenen Fällen (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Betrifft deine Anfrage Daten, die eine Band über dich in GigOffice gespeichert hat (z. B. weil du eine Band als Veranstalter kontaktiert hast), wende dich bitte direkt an diese Band — sie ist dafür Verantwortlicher (Abschnitt 2). Wir unterstützen die jeweilige Band dabei nach Kräften.

25. Beschwerderecht

Unabhängig von anderen Rechtsbehelfen steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
www.dsb.gv.at

26. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald sich der tatsächliche Funktionsumfang oder eingesetzte Dienstleister ändern. Es gilt die zum Zeitpunkt deines Besuchs abrufbare Fassung (aktuelle Version: 2026-09-20).