Posteingang & Anfragen
Jede Anfrage landet dort, wo die Band arbeitet.
Euer bestehendes Bandpostfach wird angebunden. Anfragen werden erkannt, Termine herausgelesen und Veranstalter automatisch angelegt – ihr antwortet direkt aus GigOffice.
In jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Tarif Solo · Mailvorlagen ab Tarif Starter
Die Situation
Anfragen kommen per Mail, über das Kontaktformular der Website oder als Weiterleitung von einem Bandmitglied. Wer gerade Zeit hat, antwortet – oder auch nicht. Nach zwei Wochen weiß niemand mehr, ob der Hochzeit im Juni schon jemand zugesagt hat.
Was GigOffice daran ändert
- Alle Anfragen in einem gemeinsamen Posteingang statt in fünf privaten Postfächern.
- Termine, Gästezahl und Gage werden aus dem Text gelesen und vorgeschlagen.
- Aus einer Mail wird mit einem Klick ein Booking – mit Veranstalter und Datum.
So funktioniert es
Der Ablauf in GigOffice
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1
Postfach verbinden
IMAP- und SMTP-Zugang eures bestehenden Postfachs eintragen. Eine neue Adresse braucht ihr nicht.
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2
Anfragen erkennen
Alle fünf Minuten werden neue Mails abgeholt. Anfragen werden von sonstiger Post getrennt, erkannte Termine markiert.
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3
Verfügbarkeit sehen
In der Mail seht ihr sofort, ob am erkannten Datum schon etwas im Kalender steht.
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4
Booking anlegen und antworten
Als Anfrage, Option oder fixen Termin übernehmen und direkt aus GigOffice antworten.
Im Detail
Was genau drin ist
IMAP/SMTP mit jedem Anbieter
Funktioniert mit gängigen Mailanbietern; Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Ein Verbindungstest zeigt sofort, ob alles passt.
Dreifacher Duplikatschutz
Dieselbe Mail wird nie doppelt importiert – geprüft über Postfach-Kennung, Message-ID und Inhalt.
Terminerkennung
Datumsangaben im Text werden erkannt und mit einer Sicherheitsstufe versehen. Unsichere Treffer bleiben Vorschläge.
Veranstalter automatisch anlegen
Unbekannte Absender werden als Veranstalter angelegt und eingestuft (z. B. Gemeinde, Verein, Agentur, Privat). Unsichere Einstufungen sind als „ungeprüft“ markiert.
Sichere Anhänge
Anhänge werden geprüft gespeichert und nur über die App mit Berechtigung ausgeliefert. Gefährliche Dateitypen werden nicht übernommen.
Suche und Filter
Volltextsuche in Betreff und Text, Filter für ungelesen, wichtig und markiert, eigene Labels.
Antworten, Weiterleiten, Verfassen
Direkt aus GigOffice über euer eigenes Postfach, mit Vorlagen und Platzhaltern wie Datum, Ort und Gage.
In Entwicklung
Anhänge beim Antworten mitschicken
Eigene Dateien an Antworten anhängen und Anhänge beim Weiterleiten mitsenden.
Anfrageformular für die eigene Website
Ein Formular zum Einbinden, dessen Anfragen direkt im Posteingang der Band landen.
Voraussetzungen und Grenzen
- Ein bestehendes Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugang ist Voraussetzung.
- Solo und Starter: 1 Postfach, Crew: bis zu 3, Tour: unbegrenzt.
- Beim ersten Abruf werden die Mails der letzten 60 Tage übernommen, danach alle neuen.
- Antworten werden derzeit als reiner Text verschickt.
In jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Tarif Solo · Mailvorlagen ab Tarif Starter · Preise
Häufige Fragen
Brauchen wir eine neue E-Mail-Adresse?
Nein. Ihr verbindet euer bestehendes Bandpostfach. Mails bleiben dort erhalten; GigOffice holt eine Kopie ab.
Werden Mails aus unserem Postfach gelöscht?
Nein. GigOffice liest Mails nur aus und verändert euer Postfach nicht.
Wie oft werden neue Mails abgeholt?
Automatisch alle fünf Minuten.
Was passiert mit sehr großen Mails?
Sehr große Mails werden mit Absender und Betreff übernommen; den vollständigen Inhalt öffnet ihr dann im Mailprogramm. So bleibt der Abruf zuverlässig.
Sehen alle Bandmitglieder die Geschäftsmails?
Nein. Mails sehen nur Rollen mit Mailrecht, etwa Administrator und Booking Manager. Musiker mit der Rolle „Bandmitglied“ sehen keine Korrespondenz.
Wie zuverlässig ist die Terminerkennung?
Eindeutige Angaben wie „12.06.2027“ werden sicher erkannt. Unklare Formulierungen werden als unsicherer Vorschlag markiert – übernommen wird nichts ohne euch.
Passt dazu
Bereit für weniger Organisationschaos?
Solo ist dauerhaft kostenlos. Bands testen jeden Tarif 14 Tage – kündbar vor Ablauf, ohne Kosten.